Spikes

De samenwerker

Elke werknemer in een organisatie is een individu dat meewerkt in een of meerdere teams: projectteam(s), werkgroep(en), comité(s) en/of bedrijfsproces(sen).

De grootste gemene deler van al dit soort groepen is dat alle leden van de groep een collectieve doelstelling hebben om iets te realiseren.


Een onderdeel van elke samenwerking binnen die groepen bestaat erin informatie te delen en daarop samen te werken:
 
  • Documenten
  • Taken / to do’s
  • Agenda’s
  • Andere (interne of externe) bronnen van informatie
Niet zo lang geleden werd dit soort informatie uitgewisseld door het rond te mailen tussen de teamleden. (Merk trouwens op dat toen het woord ‘uitwisselen’ werd gebruikt in plaats van ‘delen’.) Tegenwoordig wordt informatie gedeeld: dat betekent dat ze centraal wordt opgeslagen op één locatie waar alle groepsleden ze kunnen terugvinden en updaten. Dat is momenteel al grotendeels waar voor documenten, maar niet altijd voor takenlijsten, groepsagenda’s, etc. – op dat vlak is er nog een weg af te leggen.

De kernwoorden zijn dus: gecentraliseerd en gedeeld

In het bovenstaand lijstje ontbreekt echter een heel belangrijk stuk informatie: interne communicatie. Teamleden communiceren nog steeds met elkaar via e-mail. Maar e-mail heeft nog steeds de kenmerken van ‘oude’ toepassingen: lokaal (in de Outlook client van de gebruiker) en persoonlijk (niet toegankelijk voor wie de e-mail niet heeft ontvangen).

Dat heeft als gevolg dat de interne communicatie over een project onzichtbaar is voor de teamleden die pas later aan de groep worden toegevoegd, en dat veel communicatie-informatie verloren gaat wanneer een groepslid de groep verlaat. Ondanks het feit dat communicatie ook een belangrijk onderdeel is van de informatie waarover een team moet beschikken, was het tot nu toe geen onderdeel van de gedeelde informatie van dat team. 



Daaraan komt nu een einde. Door de integratie van SharePoint en Yammer, kan nu ALLE informatie waarover een medewerker moet beschikken om te kunnen functioneren binnen een team, worden samengebracht in één 360°-beeld. De gecentraliseerde informatie, inclusief de communicatie, wordt bijeengebracht op overzichtspagina’s die zich enerzijds aanpassen aan de gebruiker (hij ziet direct wat voor hem belangrijk is) en anderzijds een overzicht geeft van wat er in get team op dat moment leeft.

Dit soort oplossingen geeft een grotere betrokkenheid van gebruikers, omdat ze de IT-systemen niet meer moeten ondergaan, maar ze juist als powertools gaan zien voor hun dagelijks werk. En een tevreden medewerker is een productieve medewerker, niet?