Spikes

ABN AMRO Lease kiest voor Spikes voor gedigitaliseerd dossierbeheer en toekomstig interactief web-platform

ABN AMRO Lease, een 100% dochter van ABN AMRO, is internationaal actief in ‘Equipment Lease’, van zeecontainers tot tractoren en wagenparken. Het leasingbedrijf behoort tot de Top 25 in Europa en is voornamelijk actief in Nederland, Duitsland, België en de UK. Van oudsher onderscheidt ABN Amro Lease zich als een sterk klantgerichte organisatie: de klant op een snelle, vakkundige wijze bedienen is de boodschap. Het bedrijf kan daarvoor rekenen op 190 vaste medewerkers, aangevuld met ongeveer 30 externe krachten.

Nieuwe strategie vraagt om herziening ICT-infrastructuur

In 2008 stelde het management van ABN AMRO zich tot doel om de processen transparanter te laten verlopen en makkelijker toegang te verlenen tot informatie, zowel aan medewerkers als aan klanten.

Rob Arends, Program & ICT Manager bij ABN AMRO Lease: “Onze toenmalige ICT-infrastructuur vormde een rem bij het realiseren van de doelstellingen die we voor ogen hadden.”

Het management heeft dan ook een stappenplan uitgewerkt dat doorheen de jaren moet uitmonden in een volledig vernieuwde en meer klantgerichte infrastructuur. Het project werd ingedeeld in drie grote fases: de eigen informatie zoveel mogelijk digitaal versturen naar de klant, vervolgens het opzetten van 100% digitale dossiers en tenslotte de invoering van elektronische Workflows die moeten resulteren in een Self-Service Portal voor de klanten.

 

Van papier naar digitaal dossier

Onlangs werd - in samenwerking met informaticapartner Spikes - de tweede fase van het project tot een goed einde gebracht. Documenten zoals offertes, facturen, contracten kredietanalyses... worden voortaan enkel nog digitaal op een centrale server bewaard en toegankelijk gemaakt. Spikes ontwikkelde daarvoor een applicatie voor documentbeheer in Microsoft SharePoint.

De reden voor de invoering van een digitaal dossier ligt volgens Maurice Koot, CFO bij ABN AMRO Lease, voor de hand: “80% van de informatie in een klantendossier wordt door ons zelf gegenereerd. In de praktijk moet je dus maar weinig documenten gaan inscannen.”

Bij de invoering van de documentbeheerapplicatie, zorgde Spikes ook voor de integratie met SAP, dat het systeem mee moet voeden. “Het was voor Spikes blijkbaar geen enkel probleem om samen te werken met andere leveranciers. Dat verliep bijzonder vlot”, voegt Rob Arends eraan toe.

 

Culturele ommezwaai voor gebruiker

De overstap naar een digitaal dossier ging gepaard met een Change Management traject: “Voor de medewerkers was het digitaal dossier niet zozeer een technologische ommezwaai, dan wel een culturele. Als gebruiker kan je de afgesproken processen en procedures niet meer omzeilen; dat betekent dat alles binnen de organisatie veel transparanter verloopt.”

 

‘Anyplace, anytime’

Documenten die digitaal zijn opgeslagen, worden ook veel sneller teruggevonden, waar de medewerker zich ook bevindt.

Rob Arends: “Je kan dankzij het nieuwe systeem veel sneller handelen in functie van de vragen van de klant, zonder na te denken waar je een document moet gaan klasseren of opzoeken. Het systeem structureert alles voor je. Vandaag zien de medewerkers ook in dat de kwaliteit van de klantenservice er echt op vooruit gegaan is, en dat geeft heel wat voldoening.”

Nu de tweede fase met succes is afgerond, voert ABN AMRO Lease met Spikes al de eerste besprekingen voor de invoering van de derde fase van het project: de overstap naar volledig gedigitaliseerde Workflows.

 

Website in SharePoint als basis voor toekomstig interactief klantenportaal

Ondertussen heeft Spikes ook de website van ABN AMRO Lease onderhanden genomen en volledig gemigreerd naar het Microsoft SharePoint platform.

“De bedoeling is dat de website van ABN AMRO Lease evolueert naar een interactief platform - zeg maar een Self-Service Portal voor de klant”, stelt Maurice Koot.

Het voordeel van SharePoint, is volgens Rob Arends dan weer dat je er echt alle kanten mee uitkan: de uitdaging is vooral om te weten waar je zelf naartoe wil. Bovendien staat de Microsoft stack garant voor een optimale integratie tussen alle componenten - denk maar aan SharePoint en de andere Office-toepassingen.

 

Spikes: oog voor nieuwe ideeën

Maurice Koot is vol lof over de samenwerking met Spikes: “Wat mij opvalt is dat Spikes voortdurend openstaat voor nieuwe ideeën. Ze denken mee en vooral: ze kijken verder dan de technologie alleen.”