Spikes

GO! onderwijs legt met SharePoint en SpikesTogether basis voor nieuw kenniscentrum

Het GO! onderwijs overkoepelt als één van de drie grote onderwijsnetten binnen de Vlaamse Gemeenschap 28 scholengroepen. Binnen de centrale administratie van GO!, met 300 medewerkers, werd gestreefd naar een meer professioneel informatiebeheer over alle afdelingen heen, om in de toekomst uit te monden in een volwaardig kenniscentrum. Spikes zorgde met de invoering van Microsoft SharePoint en SpikesTogether voor een toekomstgericht platform en voor de begeleiding van een cruciaal Change Management-traject binnen de organisatie.

 

 

Strategisch plan ‘GO 2020’

Het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap omvat 28 scholengroepen met gemiddeld 40 entiteiten elk. De centrale administratie telt 300 medewerkers die verdeeld zijn over drie sites in Brussel, Hasselt en Gent.

Jan Buytaert, ICT Manager, trad vijf jaar geleden toe tot de organisatie: hij trof er een ICT-infrastructuur aan die duidelijk aan vernieuwing toe was. Onder de naam “GO 2020” werd een strategisch plan op poten gezet dat tot doel had om onder andere binnen GO! een volwaardig kenniscentrum uit te bouwen als programma: het moest een mijlpaal vormen in het bestaan van de organisatie.

“De informatie was toen verspreid over alle afdelingen heen. Het systeem voor dossierbeheer in Oracle was 10 jaar oud en voldeed niet meer. Ook bestonden er weinig formele regels voor informatiebeheer in het algemeen”, vertelt Jan Buytaert.

 

Informatiebeheerplan in de praktijk brengen

Naast het vernieuwen van de infrastructuur, ging in een tweede luik van het programma ‘kenniscentrum’ de aandacht naar inhoud en informatiestromen zelf. “Beschikken we wel over de juiste versie van documenten? Zullen ze binnen de deadlines goedgekeurd geraken? Het zijn steeds opnieuw dezelfde bekommernissen die opduiken bij vergaderingen en interne projecten”, aldus Jan Buytaert.

Na het inventariseren van alle informatiestromen binnen de organisatie, realiseerde Jan Buytaert zich al snel dat een instrument nodig was om het beoogde informatiebeheerplan ook in de praktijk waar te maken.

Omdat Microsoft-technologie al jarenlang de voorkeur genoot binnen de ICT-omgeving van GO!, bleek SharePoint de aangewezen oplossing om documenten en werkprocessen binnen de organisatie te beter te beheren. Een aantal afdelingen en gebruikers waren ook al vertrouwd met het product.

Op basis van het lastenboek van GO! was het SharePoint-specialist Spikes die het meest overtuigende voorstel indiende.

 

Drie kernopdrachten voor Spikes

Spikes kreeg de verantwoordelijkheid toegewezen over de ganse migratie, wat zich concretiseerde in drie belangrijke opdrachten. De eerste taak bestond in het beschrijven en optimaliseren van de Workflows bij de bestaande dossiers. “De meeste werkprocessen waren nooit formeel beschreven en bestonden enkel in de hoofden van de medewerkers”, voegt Jan Buytaert eraan toe.

In een volgende fase ontwikkelde Spikes de technische infrastructuur op basis van SharePoint. De oplossing werd zo opgezet, dat GO! in de toekomst zoveel mogelijk autonoom aanpassingen zou kunnen doorvoeren.

Spikes maakte nuttig gebruik van een aantal zelf ontwikkelde componenten (SpikesTogether) bovenop SharePoint, die prima aansloten bij de specifieke noden van de organisatie: uitgebreid document- en versiebeheer, Workflows en Task Management waren standaard aanwezig “We kregen bovendien de garantie dat het platform zou blijven evolueren met nieuwe versies van SharePoint”, vervolledigt Jan Buytaert.

 

Change Management

De laatste -maar cruciale- fase bestond in het begeleiden van het veranderingstraject bij de medewerkers van GO! Jan Buytaert wijst dan ook op het belang van Change Management als onderdeel van het ganse implementatietraject: medewerkers moeten gesensibiliseerd en indien nodig overtuigd worden over het feit dat de nieuwe manier van werken veranderingen, maar ook heel wat voordelen voor hen zal inhouden.

Jan Buytaert: “Je mag niet onderschatten hoeveel ondersteuning gebruikers nodig hebben wanneer je nieuwe werkmethodes invoert. Een dergelijk project bestaat eigenlijk voor 40% uit een technisch luik, voor 10% uit projectbeheer en voor 50% uit louter Change Management.”

 

Toekomst: ‘Nieuwe Werken’ met flexibele werkplekken

GO! plant, met het oog op een toekomstige herlocatie, een geleidelijke overgang naar het ‘Nieuwe Werken’. Jan Buytaert: “Medewerkers zullen in de toekomst losgekoppeld worden van hun vaste werkplek. ‘Any place, any time’ toegang tot informatie en documenten wordt dus belangrijker dan ooit. De eerste basis is gelegd met het virtualiseren van de desktop-omgeving.”

Jan Buytaert kijkt alvast zeer tevreden terug op de samenwerking met Spikes in de voorbije maanden. Het bedrijf heeft volgens hem op een uitstekende manier invulling gegeven aan de drie opdrachten die haar werden toegewezen - met een bijzondere aandacht voor de business- en mensgerichte impact van het project.