Spikes

Intergamma beheert informatiestromen naar 390 doe-het-zelfwinkels dankzij SharePoint-oplossing

Intergamma is als franchisegever met 390 GAMMA- en KARWEI-winkels, marktleider in de doe-het-zelfmarkt in de Benelux. Het bedrijf zocht een geïntegreerde oplossing voor het stroomlijnen van de dagelijkse communicatiestromen naar de 390 winkels. Spikes bouwde op basis van Microsoft SharePoint een oplossing die het ganse creatie- en publicatietraject op een efficiënte manier integreert in één proces. Ook de paswoordbeveiliging op meerdere niveaus werd door Spikes in SharePoint ontwikkeld.

Intergamma levert aan haar franchisenemers een compleet scala aan professionele diensten, van assortiment en verkoopbegeleiding tot diensten op het gebied van winkelinrichting, automatisering en opleidingen. Om de dagelijkse communicatie met de winkels te stroomlijnen, maakte Intergamma tot voor kort gebruik van twee verschillende software-toepassingen. De Intrastore-applicatie werd gebruikt om de content te publiceren naar de 390 winkelpunten, terwijl het schrijven en opmaken van de berichten zelf diende te gebeuren in een andere toepassing.

Ruud Bronswijk, Manager Bouwmarktautomatisering bij Intergamma: “Bij ieder bericht moest een ingewikkelde vertaalslag gebeuren tussen twee verschillende softwarepakketten. Daardoor verspilden we wekelijks minstens drie uur kostbare tijd.”

Het management van Intergamma besliste in 2010 om op zoek te gaan naar een nieuw platform voor contentcreatie en -verspreiding. Een belangrijke vereiste: “De twee vroegere toepassingen moeten vervangen worden door één. De ontwikkeling, vertaling en publicatie van content zou voortaan vanuit één geïntegreerde omgeving gebeuren, en dit aan de hand van een ge-automatiseerd proces”, legt Ruud Bronswijk uit.

Een selectietraject leidde in 2011 tot de keuze voor Microsoft SharePoint: het platform sluit immers naadloos aan bij het vertrouwde Microsoft Office, terwijl het met z’n webomgeving prima inzetbaar is voor mobiele gebruikers van de organisatie.

 

Professionele aanpak door Spikes

Een eerste poging om SharePoint te implementeren bij Intergamma liep niet goed af: de toenmalige SharePoint partner beschikte over onvoldoende kennis en capaciteit.

Na een presentatie door Spikes bleek het meteen goed te zitten. Een Proof of Concept door Spikes verliep op rolletjes en overtuigde Intergamma om samen in zee te gaan.

Ruud Bronswijk: “Wij kunnen ons goed vinden in de methodische aanpak van Spikes. Zij geven echt sturing aan het project. Van functioneel ontwerp tot plan van aanpak en het uitwerken van gedetailleerde user cases... alles wat ze doen, is uitstekend gedocumenteerd.”

 

Portal sites in SharePoint: the beauty of simplicity

Spikes bouwde twee portals - respectievelijk voor de GAMMA- en voor de KARWEI-winkels. Deze bieden de gebruikers op een overzichtelijke manier toegang tot verschillende types informatie die Intergamma ter beschikking stelt van de winkelpunten: spoedberichten, dag- en weekberichten, enquêtes, handleidingen, een formulierenbank, digitale kranten...

“De grote uitdaging was om de informatie zo toegankelijk en helder mogelijk voor te stellen. Het is niet makkelijk om de zaken eenvoudig te maken voor de gebruiker, maar we zijn er prima in geslaagd”, vertelt Ruud Bronswijk.

Dat daarbij flink wat tijd en kosten bespaard worden, is mooi meegenomen: de omzetting van de handleidingen van Word naar HTML-formaat moest vroeger telkens extern gebeuren. Vandaag gebeurt dit met één muisklik binnen Microsoft Office: een besparing van maar liefst 30.000 euro per jaar.

 

Contentbeveiliging op de eerste plaats

Bij het proces van contentpublicatie onderscheidt Intergamma drie belangrijke profielen : de schrijver van de content, de contentbeheerder en de lezer. Op alle niveaus stelde Intergamma strikte eisen inzake beveiligde toegang tot informatie.

Zo moest de informatie bestemd voor GAMMA-winkelpunten, afgeschermd worden voor de lezers binnen KARWEI-winkelpunten, en andersom. Ook binnen ieder winkelpunt werden lezers in twee groepen onderverdeeld, waarbij de informatie bestemd voor het managementteam via paswoorden extra beveiligd werd.

“Spikes is erin geslaagd om invulling te geven aan onze complexe eisen door paswoordbeveiliging op meerdere niveaus te voorzien in SharePoint”, aldus Ruud Bronswijk.

 

Voordelen van SharePoint maximaal uitbuiten

Intergamma wilde niet blindelings bestaande processen vertalen naar SharePoint. Ruud Bronswijk: “Alles in maatwerk ontwikkelen heeft geen zin. We streefden er van bij het begin naar om onze manier van werken aan te passen aan de functionaliteiten van SharePoint, zodat we ook de voordelen van SharePoint maximaal konden benutten. Daar is Spikes uitstekend in geslaagd.”

 

Voortschrijdend inzicht

Vandaag kijkt Ruud Bronswijk tevreden terug op een geslaagd project: “Tijdens de implementatie komen onvermijdelijk verbeteringspunten of extra wensen aan de oppervlakte. Je moet dus rekening houden met de problematiek van voortschrijdend inzicht, en wat meer tijd besteden aan de testfase wanneer dat nodig is. Vandaag kunnen we echter fier zijn op het resultaat: weinig retailorganisaties kunnen uitpakken met een gestroomlijnd informatiesysteem als het onze!”