Spikes

Samenwerkingsplatform SharePoint dient belangen van de business bij BAM Groep in België

BAM Groep telt als internationale bouwgroep vier belangrijke werkmaatschappijen in België: Betonac, CEI-De Meyer, Galère en Interbuild. Spikes begeleidde er met succes de invoering van Microsoft SharePoint. Werkprocessen verbonden aan het opstarten, beheren en afsluiten van werven - vaak met externe partijen - verlopen voortaan vlotter dan voorheen, terwijl operationele medewerkers en management nu kunnen beschikken over 360° informatie die op hun maat gesneden is.

 

Koninklijke BAM Groep is een succesvolle Nederlandse bouwgroep. In de thuismarkten Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Duitsland neemt BAM Groep leidende posities in. Met zo'n 25.000 medewerkers brengt de groep jaarlijks duizenden projecten tot stand. In België zijn de belangrijkste werkmaatschappijen van de groep de bouwbedrijven Betonac, CEI-De Meyer, Galère en Interbuild.

Renaat Toppets startte tien jaar geleden als Applications Manager bij Betonac. Het bedrijf was in die periode al een koploper qua automatisering: Lotus Notes werd er niet alleen ingezet als ruggensteun voor het emailverkeer, maar ook ondermeer voor het beheer van alle (ingescande) in-en uitgaande briefwisseling.

 

Nood aan stroomlijning processen

Na de overname van Betonac door BAM Groep enkele jaren geleden, bleek al snel dat niet alle entiteiten in de groep op dezelfde snelheid draaiden, zowel wat bedrijfsprocessen als wat automatisering betreft. Veel werkprocessen gebeurden nog op papier en via email. Informatie kwam daarom vaak niet terecht bij de juiste personen.

“Een projectleider op de werf heeft een ander soort informatie nodig dan de directie, die vooral gericht is op managementinformatie. Onze doelstelling was het uniformiseren en digitaliseren van informatiestromen binnen de hoofdentiteiten van de BAM Groep”, legt Renaat Toppets uit.

 

‘Built to change’ met Microsoft en Spikes

Als IT-platform ging de keuze naar Microsoft, dat binnen de BAM Groep al goed ingeburgerd was. Microsoft SharePoint moest de centrale draaischijf worden voor het documentbeheer en de samenwerking over alle afdelingen heen. Er werd dan ook ruim de tijd genomen om een geschikte SharePoint-Partner te vinden.

Uit een ‘long list’ van 10 SharePoint-partners kwam uiteindelijk Spikes als winnaar uit de bus. “Wat ons vooral aansprak in Spikes, was de filosofie die ook in hun slogan wordt weerspiegeld: ‘Built to change’. De veranderingen in de bouwsector én in de technologie gaan immers razendsnel. We wilden een platform neerzetten dat flexibel genoeg was om voortdurend mee te evolueren”, licht Renaat Toppets toe.

 

Inspelen op noden van de business

Na verschillende verkennende gesprekken werd een projectteam op poten gezet dat als eerste taak meekreeg om de bedrijfsprocessen te evalueren en harmoniseren om als basis voor het platform te gebruiken. Gelukkig bleek Spikes al snel over een uitstekend inzicht te beschikken in de werking van het bedrijf.

Renaat Toppets: “Cruciaal voor het welslagen was de aanwezigheid van niet-IT mensen binnen het projectteam. Dit moest en zou in de eerste plaats een businessproject worden; IT moest daarvoor de ondersteuning bieden.”

Meer transparantie in het bedrijf was het ultieme doel. Renaat Toppets: “Is er een voorval of probleem op de werf, dan is het belangrijk dat je snel kan achterhalen of dergelijke situatie zich al in het verleden heeft voorgedaan. Aan slapende informatie en documenten in een mailbox heb je niks.”

 

SharePoint vervangt individuele mailbox

Bouwwerven gaan gepaard met steeds terugkerende processen, zowel bij het opstarten (bouwvergunning, liggingsplannen...) als bij het afsluiten (voorlopige oplevering, aanvraag eventuele verlenging...) van de werf. Typisch voor de bouwsector is bovendien dat vaak met externe partijen wordt samengewerkt - al dan niet in de vorm van THV’s (Tijdelijke Handelsverenigingen).

Het automatiseren van deze interne en externe processen kreeg dan ook heel wat aandacht bij de aanpak van het project door Spikes. “Een fout die men vaak maakt is dat men denkt vanuit individuele afdelingen, terwijl onze processen net over de afdelingen heen moeten plaatsvinden”, voegt Renaat Toppets eraan toe.

De pilootprojecten met SharePoint zoals die bij de werkmaatschappijen Betonac en CEI-De Meyer werden ingevoerd zijn - na grondige opleidingen aan de medewerkers - alvast positief ontvangen.

Ieder bouwproject krijgt voortaan een eigen werfsite toegewezen waarop alle taken en relevante documenten worden gedeeld met de betrokken medewerkers. BAM Groep heeft zo een 360° managementtool voor ogen waarmee iedere medewerker toegang krijgt tot informatie die op zijn maat gesneden is: documenten, rapporten workflows en de daaruit voortvloeiende taken.

“Je kan gerust stellen dat SharePoint de plaats inneemt van de mailbox van de medewerkers: het resultaat is een samenwerkingsplatform in plaats van individuele informatiesolo’s”, licht Renaat Toppets toe.

 

‘Getting things done’ met spikes

Renaat Toppets is vol lof over de pragmatische aanpak van Spikes. Aan de basis van de SharePa-methodologie van het IT-bedrijf liggen iteratieve processen met sprints van telkens 3 à vier weken, wat volgens Renaat Toppets toelaat om snel tot concrete resultaten te komen: “Getting things done is een filosofie die ons nauw aan het hart ligt. Dankzij de iteratieve SharePa-methode kan je tijdig feedback geven en bijsturen indien nodig. Spikes speelt kort op de bal en zet bovendien telkens de juiste mensen op de juiste plaats.”

Vandaag zijn meer dan 300 gebruikers bij Betonac en CEI-De Meyer aangesloten op SharePoint. In de toekomst zullen ook andere entiteiten van de BAM Groep naar het platform migreren, waardoor het aantal gebruikers zal stijgen naar 8 à 900.