Spikes

SharePoint verhoogt organisatorisch rendement van onderwijsinstelling Basiseducatie Limino

Basiseducatie Limino had door de regionale verspreiding van haar lesplaatsen en werknemers nood aan een handig samenwerkingsplatform in een Cloud omgeving. Met de intrede van Microsoft Office 365 en het door IT-partner Spikes ingerichte SharePoint portaal, verhoogt Basiseducatie Limino het eigen rendement op verscheidene vlakken.

 

Centrum voor Basiseducatie Limino (Limburg Midden-Noord) behoort tot het erkende volwassenenonderwijs in Vlaanderen. De organisatie richt opleidingen in voor volwassenen met een geletterdheidsprobleem, onder meer op het vlak van Nederlands (spreken, lezen en schrijven), wiskunde, ICT. Allen modulaire opleidingen die stuk voor stuk gecertificeerd worden. Basiseducatie Limino bereikt per jaar een 4500 cursisten.

“Een groot verschil met de klassieke onderwijsorganisatie is dat onze 100 medewerkers hun opdracht in een 36u werkweek op kantoor uitvoeren. Thuiswerk bestaat bij ons niet. Naast lesgeven hebben leerkrachten ook andere opdrachten zoals bv. cursistenbegeleiding of werving en promotie. Dit samen versterkt de teamwerking en komt de cursist alleen maar ten goede".

Precies deze eigenheid van ons centrum versterkte de vraag naar een ander communicatieplatform, aldus directeur Rohnny Berden.

 

Informatie delen is cruciaal

Basiseducatie Limino is ontstaan uit de fusie van vier Limburgse centra voor Basiseducatie, elk met een eigen secretariaat. De lesgevers van Limino zijn actief in meer dan 100 verschillende lesplaatsen.

 

Deze regionale versnippering bemoeilijkte de samenwerking en het delen van informatie en documenten, zoals lesmateriaal, afspraken en procedures, agenda’s, enz. Om dit op te lossen werkte Limino een tijdlang met Smartschool, een webgebaseerd digitaal schoolplatform waarin documenten en agenda’s gedeeld worden. Deze toepassing vertoonde echter enkele belangrijke pijnpunten: extern e-mailverkeer bleek bijvoorbeeld niet mogelijk, en het samen werken op documenten was omslachtig en tijdrovend.

 

Rohnny Berden: ”We hadden nood aan een andere oplossing, zonder servers. Al snel kwamen we uit bij de Cloud oplossing Microsoft Office 365. Onder meer Microsoft Exchange Online en SharePoint zitten erin vervat: een hoogst interessante combinatie.”

 

Spikes werpt zich op als SharePoint specialist

In de zomer van 2012 werd Exchange Online in gebruik genomen, wat de medewerkers van Limino voor het eerst in staat stelde interne mails naar externe personen te forwarden. Vanaf dat moment werd er niet meer gemaild via Smartschool.

 

“De tweede fase, het documentbeheer in SharePoint, is iets wat moeilijk in eigen beheer op te zetten is. Deze technische omgeving vereist de samenwerking met een gespecialiseerde partij. Via kennissen kwamen we eind 2012 in contact met Spikes, een Microsoft Partner die op heel korte termijn onze noden kon doorgronden. We hadden vertrouwen in hun kunde en zij waren bereid creatief in te spelen op ons beperkte budget”, aldus Rohnny Berden.

 

Perfecte match tussen werkorganisatie en informatie

De expliciete wens van Limino was om de nieuwe werkorganisatie zo goed mogelijk in de SharePoint-site te weerspiegelen. SharePoint werd opgedeeld in zeven teamsites, bvb. Beleid, Boekhouding, enz. Dit alles volgens het nieuwe organigram dat na de fusie werd opgesteld. Elke opleiding heeft een eigen deelsite waar alles op te vinden is: opleidingsprofiel, les- en evaluatiemateriaal...

“Sinds de komst van SharePoint is er voor het eerst een volledige match tussen de structuur van de organisatie en het informatiebeheer. Ook de complexe toegangsrechten van de verschillende sites zijn heel vlot in te voeren. Dat is een grote verbetering”, legt Rohnny Berden uit.

 

SharePoint en Outlook nauw geïntegreerd

Een ander groot voordeel is dat SharePoint en Outlook nauw geïntegreerd zijn. Rohnny Berden: “Tijdens vergaderingen wijzen we meteen taken toe aan de juiste persoon, met de afgesproken begin- en einddatum, en die komen meteen in de agenda terecht. Als de vergadering afgerond is, is meteen ook het verslag klaar, inclusief alle vervolgacties. Kortom, SharePoint verhoogt ons rendement als organisatie.”

 

Spikes: kennis en kunde

Over de samenwerking met Spikes is Rohnny Berden heel positief: “Spikes heeft onze problematiek goed begrepen. We kregen een kundige programmeur toegewezen die steeds snel reageerde op onze eisen en ons ook wees op de grenzen van het systeem. Door proactief mee te denken en ons bij te sturen, is dit project een echt succes geworden.”