Spikes

Shurgard brengt information en collaboration platform onder in SharePoint

Je herkent de stores van Shurgard Self-Storage meteen aan de typische vuurtoren. Het bedrijf is met zo’n 190 vestigingen aanwezig in zeven Europese landen. Naast België zijn dat Frankrijk, Denemarken, Duitsland, Nederland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk. Spikes kreeg van Shurgard de opdracht om op basis van SharePoint een communicatieplatform voor de centrale organisatie te realiseren. Het eerste luik binnen die missie – het opzetten van een performant goedkeuringssysteem voor leveranciers – werd intussen met succes afgerond.

 

Sinds 2006 maakt Shurgard deel uit van het Amerikaanse Public Storage, ’s werelds grootste eigenaar en exploitant van selfstoragefaciliteiten met meer dan 1 miljoen klanten en ruim 2.000 vestigingen.

 

“We rapporteren aan Public Storage, maar kunnen als Shurgard toch heel zelfstandig werken” , zegt Dany Bruggeman, pan-european IS & projects director bij Shurgard Europe. “Vroeger had elk land zijn eigen servicecenter maar enkele jaren geleden hebben we beslist om alle serviceactiviteiten te centraliseren. Tot voor kort gebeurde dat vanuit een gehuurd pand in Brussel. In september 2013 zijn we naar een eigen pand in Groot-Bijgaarden verhuisd. In het Europese hoofdkantoor werken zo’n 66 mensen en in elke store zijn een tweetal personen actief. Dat brengt de teller op zo’n 560 medewerkers binnen Europa.”

 

Aanwezige technologie wordt basis voor nieuw systeem

Shurgard maakt van oudsher gebruik van een zelf ontwikkeld storemanagementsysteem. Door de jaren heen zijn daar allerlei applicaties aan toegevoegd, wat leidde tot een zeer log systeem. “Al hebben we daarvoor onze eigen mensen, dat systeem onderhouden is een kostenintensieve aangelegenheid”, weet Dany Bruggeman. “Bovendien duurde het extreem lang om sommige programma’s op te starten. Dat moest anders en beter.” Met het oog op een nieuwe manier van werken, wilde Shurgard het liefst een beroep doen op technologie die het bedrijf al in huis had. SharePoint van Microsoft bleek al snel de geknipte kandidaat. Shurgard gebruikte al een tien jaar oude versie, maar die werd slechts gebruikt voor een fractie van wat mogelijk was.

 

Spikes: SharePoint als core business

Daarop ging Shurgard op zoek naar een partner die SharePoint nieuw leven kon inblazen. De opdracht was om alle  applicaties rond leveranciersmanagement te verhuizen van het oude systeem naar SharePoint, om uiteindelijk tot een volwaardig information & collaboration platform te komen.

 

“We zijn bij Spikes terechtgekomen via een van onze connecties, die zelf veel met die partij samenwerkte”, vertelt Dany Bruggeman. “Het klikte meteen. We hebben nog contact gehad met een andere leverancier maar voor hem was SharePoint geen core business. Spikes daarentegen had heel veel ervaring met de technologie. Dat gaf voor ons de doorslag.”

 

Starten met Vendor Approval

De eerste opdracht voor Spikes, was het AVAX-project (Automated Vendor Approval Experience). “Als onderdeel van een Amerikaans moederbedrijf zijn wij onderworpen aan de Sarbanes-Oxley -wetgeving (SOX). Dat betekent dat elke leverancier die met ons business wil doen een strikt goedkeuringsproces moet doorlopen. Daarbij zijn verschillende niveaus en departementen binnen de organisatie betrokken. Ons grootste probleem was dat het systeem dat we daarvoor gebruikten tergend traag was. Daarom hebben we beslist om die toepassing als eerste uit ons oude systeem te trekken“, legt Dany Bruggeman uit.

 

Bewezen voordelen

Shurgard definieerde de nieuwe informatiestromen voor dat goedkeuringsproces en Spikes herschreef het in SharePoint. Vervolgens werden de data van de meer dan 5.000 leveranciers overgeheveld. Van zodra het nieuwe systeem live was, waren de voordelen meteen zichtbaar.

 

“Het nieuwe systeem is in de eerste plaats veel gebruiksvriendelijker. De veertigtal medewerkers die met het systeem werken, hebben het meteen omarmd”, aldus Dany Bruggeman. “We werken nu een stuk vlotter. Met één muisklik zien we de volledige historiek van een leverancier. Ook documenten aan een dossier toevoegen en delen is voortaan een koud kunstje. Daarnaast zet het systeem automatisch contracten stop van leveranciers waarmee we al 18 maanden geen business meer hebben gedaan, tenzij je de leverancier opnieuw goedkeurt. Ons oude systeem bestookte onze mailboxen continu met e-mails die smeekten om goedkeuring. Nu krijgen we nog maar één enkele e-mail, wat ervoor zorgt dat alles veel sneller vooruit gaat.”

 

Van AVAX naar het drieluik DICE

Met de succesvolle implementatie van AVAX is meteen de eerste steen gelegd voor DICE, de op SharePoint gebaseerde ‘Digital Information & Collaboration Environment’ die Shurgard wil creëren.

 

“DICE zal alles wat met onze leveranciers te maken heeft op één enkel platform verzamelen en delen. Naast AVAX worden de andere twee pijlers van DICE het Purchase Ordering-systeem en de AP-scanningtool, waarmee we alle facturen zullen scannen. Bovendien willen we nog een aantal kleinere applicaties in dat platform integreren, bijvoorbeeld de Storecheck-list voor de auditeurs van de stores. In de loop van 2014 zal Spikes DICE verder ontwikkelen.”

 

Volgende stappen

Nu DICE in zicht is, droomt Dany Bruggeman luidop verder: “We hebben Spikes ook gevraagd om onze IT-infrastructuur naar de cloud te brengen. Zo willen we onderhoudskosten uitsparen en de interactie tussen departementen nog verbeteren. Voorts kan Lync, het instantmessenger-programma van Microsoft, de communicatie in de toekomst bevorderen. Ook willen we iedereen met Microsoft Office365 laten werken. Aangezien we heel tevreden zijn over de prestaties van Spikes, ligt het voor de hand dat zij voor al die vervolgstappen ons vast aanspreekpunt zullen blijven.”