Spikes

T-BENCH (Spikes) neemt Alcopa’s e-mailzorgen weg met succesvolle migratie naar Office 365 Cloud-omgeving

Een e-mailomgeving met duizenden accounts en tientallen domeinen, zoals die van de Alcopa groep, laat zich niet door om het even wie verplaatsen naar Office 365. Microsoft partner T-BENCH (Spikes) is gespecialiseerd in dergelijke complexe projecten en hielp Alcopa succesvol migreren naar een hybride Microsoft omgeving, waar schaalbaarheid en flexibiliteit troef zijn en onderhoud tot een minimum is herleid.

De geschiedenis van Alcopa uit Aartselaar gaat terug tot het jaar 1937, toen Albert Moorkens startte met de productie en distributie van motorfietsen. Vandaag omvat Alcopa zes ondernemingen met elk een eigen focus. Moorkens verzorgt de distributie van 15 automerken als eigenaar (Rietje, GMAN…) of participant van tientallen dealers. Alcadis importeert Japanse en Koreaanse auto’s. Ssangyoung is het meest recente merk, Hyundai en Suzuki zijn dan weer de bekendste. Moteo is actief in de import van motorfietsen en onderdelen. AlcopaIMMO beheert het volledige vastgoedportfolio van de groep, maar doet dit ook voor derden. EOL wijkt af van de anderen met het ontwerp en de distributie van een breed gamma aan bureaumeubelen en interieurproducten. AlcoDev tot slot zorgt als investeerder voor diversificatie binnen de groep.

Daniël Lambrechts, CIO van Alcopa: “Alcopa profileert zich als een grote onafhankelijke internationale speler op het vlak van mobiliteit en distributie. Ons succes en aanhoudende groei is te danken aan de sterke ondernemersgeest van het management, onze hoge performantie en het respect waarmee wij onze klanten, leveranciers en medewerkers benaderen.”
 
De complexe e-mailomgeving vernieuwen
Anno 2012 zocht Alcopa naar vernieuwing voor de bijzonder complexe e-mail infrastructuur. Die omvatte zowel interne als externe installaties voor een groot aantal gebruikers in de vele ondernemingen van de groep.
 
“In plaats van te investeren in een geheel nieuwe lokale serverinstallatie, overwogen we een overstap naar de Cloud, met Office 365. De schaalbaarheid van dergelijke oplossingen is een belangrijk voordeel, evenals de voorspelbaarheid van de kosten. Maar we moesten eerst zeker zijn dat Office 365 inzetbaar is voor een bedrijf van onze omvang en met zo’n massa aan accounts”, aldus Daniël Lambrechts.
 
Alcopa voorziet immers e-mailadressen voor alle interne medewerkers, maar ook voor externe dealers, en bezit honderden domeinnamen (per bedrijf, per merk, …). De active directory vergt dan ook veel onderhoud.
 
De ijzersterke competentie van T-BENCH
Gezien de omvang van de installatie, had Alcopa in de eerste plaats nood aan een IT-partner met kennis van zaken. T-BENCH (Spikes) kon mooie referenties voorleggen (Rexel Belgium, UNIVEG, Seris Security, Generali, Sioen) van gelijkaardige complexiteit en dat gaf Alcopa het nodige vertrouwen om met hen in zee te gaan.
 
“Het was voor ons een echte verademing om in België een partner als T-BENCH (Spikes) te vinden, die een flexibele organisatie en grote beschikbaarheid combineert met een ijzersterke competentie inzake Cloud technologie”, aldus Daniël Lambrechts.
 
T-BENCH (Spikes) maakte een technische evaluatie van de interne uitdagingen, stelde een (gefaseerd) transitietraject op, alsook een communicatieplan voor de interne medewerkers. Nadat de testomgeving werd goedgekeurd, begon de roll-out van de zes business units. In een volgende fase worden alle concessiehouders overgezet op Office 365.

Daniël Lambrechts: “We hebben ineens ook alle mobiele toestellen, en het gaat hier dan om honderden laptops, smartphones en ipads, overgezet op Office 365, zodat de mobiele gebruikers nu overal toegang hebben tot hun e-mails. De feedback van onze medewerkers is dan ook heel positief.
Bovendien is de capaciteit van de mailboxen gevoelig uitgebreid, wat bijdraagt tot de algemene tevredenheid.”
 
Besluit
Alcopa heeft nog één fysieke lokale mailserver voor massa-mailings en het uitsturen van klantenmeldingen. Vroeger waren dat er minstens tien en die vereisten uiteraard het nodige onderhoud. Microsoft is tot op vandaag de enige leverancier die een naadloos geïntegreerde hybride structuur ondersteunt.
 
“Met Office 365 zijn een hoop onderhouds- en administratietaken weggevallen voor de IT-afdeling. Ook toekomstige upgrades worden voortaan automatisch uitgevoerd. Dankzij Office 365 hoeven we geen zware investeringen meer te doen en zijn alle kosten voorspelbaar en makkelijk toe te wijzen aan de juiste business unit. E-mail is per slot van rekening iets dat gewoon moet werken, zodat je je kan focussen op belangrijker zaken”, vindt Daniel Lambrechts.
 
En hij besluit: “Office 365 bevat met SharePoint en Lync ook een mooie basis om beter samen te werken. Dankzij videoconferencing bijvoorbeeld kunnen we veel reiskosten uitsparen en board meetings organiseren met internationale collega’s. Op die manier kan Office 365 nog veel bijdragen aan onze productiviteit.”