Spikes

Uitgeverij Indicator speelt met Microsoft Office 365 in op nieuwe rol voor ICT-afdeling

Indicator is al ruim 20 jaar actief als onafhankelijk uitgever gespecialiseerd in fiscaal, sociaalrechtelijk, financieel en juridisch advies, met naast 'Adviesbrieven' over bedrijfsbeleid, ook dossiers en boeken met detailanalyses. Met vestigingen in België, Nederland, Frankrijk, de UK en Spanje, richt Indicator zich voornamelijk tot de KMO-markt.

 

Delen van kennis wordt ‘business enabler’

Indicator heeft in de voorbije jaren een sterke decentralisatie meegemaakt. Het voormalige familiebedrijf maakt vandaag deel uit van een Franse groep met vestigingen in België, Nederland, Frankrijk, de UK, Spanje en Italië. Bovendien werkt Indicator met een redactieteam dat bestaat uit een combinatie van eigen vakspecialisten en externe redacteurs. De activiteiten van Indicator zijn in toenemende mate gericht op samenwerking en communicatie.

Mark Desmaele, CIO bij Indicator Group: “Als gevolg van een steeds meer gedecentraliseerde werkomgeving is communicatie een echte ‘business enabler’ geworden voor een bedrijf als het onze. Je moet kennis kunnen delen over verschillende landen heen en tussen interne en externe medewerkers.”

Ook de evolutie van gedrukte naar digitale media zal volgens Desmaele een belangrijke impact hebben op het bedrijf - al weet niemand hoe de toekomst er concreet zal uitzien voor de uitgeverswereld.

 

Naar meer standaardisatie en outsourcing ICT-beheer

De voorbije jaren is de ICT-omgeving van Indicator steeds complexer geworden. Het gebrek aan integratie tussen de verschillende componenten vormde tot voor kort een rem op het delen van kennis, terwijl het dagelijks beheer zeer tijdrovend was voor de IT-afdeling.

“Het ondersteunen van ICT-infrastructuur mag vandaag niet meer tot onze kerntaken behoren. Als ICT-afdeling moeten wij ons heroriënteren naar een meer strategische en businessgerichte ondersteuning van de gebruikers.”

Indicator besliste dan ook om de infrastructuur grondig te vernieuwen. De twee basisprincipes die Mark Desmaele hierbij vooropstelde, waren standaardisatie en outsourcing.

Mark Desmaele: “Microsoft Office 365 bleek perfect aan onze vereisten te beantwoorden. Alle componenten werken naadloos samen en met een oplossing in de cloud hoef je je helemaal geen zorgen meer te maken over het dagelijks beheer van de infrastructuur. Back-up, netwerkbeveiliging, file & print, communicatie... dat betekent dat je al snel 3 à 4 servers minder moet beheren!”

 

Beheer van digitale ‘workflows’ met SharePoint

Indicator deed beroep op Spikes om de migratie naar Office 365 in goede banen te leiden. Naast de traditionele productiviteitsapplicaties - Outlook, Word, Excel... - wordt ook SharePoint ingezet als centraal platform voor documentbeheer.

In de toekomst wil Indicator echter nog verder gaan door, op basis van SharePoint, de ‘workflows’ volledig digitaal te beheren. Als uitgever hanteert Indicator immers specifieke processen, van de redactie van de artikels door eigen of externe redacteurs, tot het ‘Ready-to-Print’ bestand voor de drukkerij.

“Samen met Spikes bekijken we nu hoe we bovenop SharePoint een ‘workflow’ oplossing op maat van onze uitgeverij kunnen implementeren. Met haar eigen SpikesTogether platform kan Spikes immers bogen op indrukwekkende SharePoint realisaties”, vertelt Mark Desmaele.

 

Change management en Bring Your Own Device (BYOD)

De nieuwe IT-omgeving had ook voor de gebruikers bij Indicator een belangrijke impact. In de loop der jaren hadden de medewerkers immers - als gevolg van de beperkingen van de vroegere infrastructuur- ‘workarounds’ ontwikkeld die ondertussen een gangbare praktijk zijn geworden.

Mark Desmaele: “De migratie naar Office 365 en SharePoint vergde ongetwijfeld de nodige aandacht als een Change Management traject. Gebruikers moeten oude gewoontes overboord gooien en nieuwe gewoontes - ook bepaalde nieuwe beperkingen - aanvaarden. Dat weegt echter niet op tegen de voordelen die je eruit haalt door het delen van kennis.”

Als tweede grote voordeel haalt Desmaele de extra flexibiliteit aan voor de gebruikers: “Thuiswerken en BYOD maken nu eenmaal steeds meer opgang. Met Office 365 kunnen wij daarop inspelen. Via hun smartphone of tablet krijgen medewerkers toegang tot hun Office-toepassingen en SharePoint, terwijl tegelijk het bedrijfsnetwerk zelf buiten schot blijft voor indringers”, legt Mark Desmaele uit.

 

Spikes: de no-nonsense aanpak

Desmaele waardeert de pragmatische, no-nonsense aanpak van Spikes: “Spikes vertelt geen grote verhalen, maar stelt meteen een concrete business case voor. Zij hebben oog voor het verschil tussen de specifieke behoeften van een KMO en die van een multinational.”